Faktury VAT

Posts Tagged ‘księgowość’

Coraz więcej czynności administracyjnych da się dziś wykonywać komputerowo. Również ryczałtowcy są wspierani oprogramowaniem, które ułatwia i przyśpiesza ich papierkową robotę. Jednym z bardziej popularnych rozwiązań jest program RAKSSQL Księga Podatkowa i Ryczałt 2011, który oferuje szerokie spektrum zastosowań i funkcjonalności dla przedsiębiorców rozliczających się zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Aplikacja bazuje na popularnym serwerze Firebird, który trzeba dodatkowo pobrać (serwer jest darmowy). Program RAKSSQL Księga Podatkowa i Ryczałt 2011 dostępny jest w wersji testowej (trial), dzięki czemu możemy bez kosztów wypróbować jego funkcjonalności. Aplikacja ułatwia i przyspiesza rozliczenia z Urzędem Skarbowym, gdyż oblicza podstawowe deklaracje podatkowe (PIT-5, PIT-5L, PIT-28, PIT-28A, PIT-28B) dla każdego zarejestrowanego użytkownika! Ponadto możemy prowadzić rejestry VAT i rozliczenia z tytułu VAT, konstruować liczne rozliczenia, prowadzić zintegrowane kartoteki i zbiory danych. Program posiada dużą ilość wbudowanych wzorów umów, rozliczeń, deklaracji i faktur co przyśpiesza i ułatwia prowadzenie dokumentacji i umożliwia natychmiastowy start, bez konieczności wprowadzania dziesiątków szablonów. Dane są zabezpieczone, dostęp do nich możliwy jest dopiero po autoryzacji. Można je eksportować do wielu popularnych formatów i rozpowszechniać w XML. Dane można zarchiwizować i przechowywać w skompresowanej formie na nośnikach elektronicznych. Nie można ich wówczas odczytać bez autoryzacji.

Każdy z nas dąży do uproszczenia metod prowadzenia swojej firmy. Nie lubimy ślęczeć nad papierami, które nie pomagają nam lepiej pracować i więcej zarabiać. Irytują nas opasłe księgi podatkowe i dziesiątki kolumn, w których musimy umieścić odpowiednie dane. Dlatego coraz większa część przedsiębiorców zleca prowadzenie księgowości zewnętrznym firmom (np. w formie księgowości online) albo decyduje się na darmowe lub niedrogie finansowe aplikacje biurowe. Jednym z ich rodzajów są popularne elektroniczne Księgi Przychodów i Rozchodów. Jeżeli zdecydujemy się na taki sposób prowadzenia dokumentacji, musimy pamiętać o trzech kluczowych kwestiach. Program musi mieć jasną i dostępną dokumentację, która w razie kontroli skarbowej umożliwi kontrolerom sprawne posługiwanie się naszym oprogramowaniem. Musi ono być zdolne do natychmiastowej publikacji danych, których zażąda kontroler skarbowy. Po trzecie zaś, nośnik, na którym przechowujemy dane, musi być zabezpieczony przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. Jeżeli utracimy dane, z marszu postawimy siebie w pozycji oszustów skarbowych! Nie ma się jednak czego obawiać, czasy plastikowych dyskietek dawno już minęły. Jak dowodzi przykład „laptopa Ziobry”, bardzo trudno niechcący uszkodzić dziś dane cyfrowe. Elektroniczną Księgę Przychodów i Rozchodów polecić mogę każdemu, kto nie prowadzi działalności na szeroką skalę i nie potrzebuje skomplikowanej i rozbudowanej obsługi księgowej. Z zapisem prostych operacji finansowych każdy przedsiębiorca poradzi sobie sam.

W rozliczeniach fiskalnych często niezbędne są liczne faktury VAT. Większość zwykłych śmiertelników pewnie nigdy o nich nie słyszała, ale termin ten znany jest każdemu przedsiębiorcy. Kto może je wystawić i czy zawsze możemy ich zażądać? Co jeżeli sprzedawca odmówi wystawienia faktury? Co zrobić, jeżeli ktoś od nas usilnie będzie się starał ją wyciągnąć? Na jaki przepis się powołać? Prawa wydawania faktur VAT nie posiada każdy podatnik, jest ono zarezerwowane dla płatników VAT. Nie możemy więc żądać wystawienia faktury od kogoś, kto płatnikiem VAT nie jest. Natomiast zgodnie z art. 106 ust. 4 ustawy o podatku VAT nie ma ścisłego obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym. Osoba fizyczna może jednak faktury tej zażądać, płatnik VAT ma wówczas obowiązek taką fakturę jej wystawić. W jakim czasie możemy domagać się wystawienia faktury? Jeżeli żądanie wystawienia faktury zostanie złożone przed wydaniem towaru lub ukończeniem wykonywania usługi, faktura musi zostać wydana w terminie do siedmiu dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli żądanie zostało złożone w terminie późniejszym płatnik VAT ma siedem dni od chwili otrzymania żądania na wydanie faktury. Zasady te przestają obowiązywać, gdy żądanie wydanie faktury wpłynie w terminie późniejszym niż trzy miesiące od chwili wydania towaru lub wykonania usługi. Płatnik VAT nie ma wówczas obowiązku wydania faktury. Dobrze pamiętać, by w trakcie zamawiania produktu lub usługi uprzedzić o oczekiwaniu faktury VAT. Pozwoli nam to uniknąć rozczarowania w sytuacji, gdy nasz kontrahent nie jest płatnikiem VAT!

Faktury VAT są podstawowym dowodem świadczącym o naszej podatkowej uczciwości. Dlatego też trzeba je przechowywać przez cały czas wolny od przedawnienia podatkowego. Jest to okres pięciu lat. Co ważne, od kilkunastu miesięcy nie musimy przechowywać ich w formie papierowej! W listopadzie 2009 roku Naczelny Sąd Administracyjny wydał orzeczenie, zgodnie z którym kopie faktur VAT nie muszą być przechowywane w formie papierowej ani nawet materialnej. Mogą być zbierane w formie obrazów i skanów, jak i baz danych. Jeżeli nasza działalność opiera się na cyfrowych, bazodanowych metodach rozliczania finansowego, baza danych zawierająca dane z faktury i program pozwalający ją odtworzyć wystarczy, by uczynić zadość wymaganiom wobec naszej wiarygodności podatkowej! Nie musimy się również martwić o setki faktur wysyłanych codziennie drogą mailową. Faktury online są równie bezpieczne co papierowe faktury VAT i korzystanie z nich nie powinno stanowić podstawy wszczęcia postępowania skarbowego. Decyzja ta ułatwiła pracę dziesiątek kancelarii oferujących księgowość Internetową i rozliczenia online. Dzięki niej nie trzeba przechowywać całych ton dokumentacji i utrzymywać kosztownych archiwów. Chroni ona również wielu mniejszych przedsiębiorców, którzy korzystają z elektronicznych programów do obsługi faktur. Cyfrowe bazy danych i aplikacje do zapisywania faktur VAT ułatwiają życie niejednej firmie, dlatego decyzję Najwyższego Sądu Administracyjnego trzeba uznać za bardzo przyjazną przedsiębiorcom.

W czasach, gdy prawie każdy przedsiębiorca ma przynajmniej jeden komputer do własnej dyspozycji, wiele małych firm rezygnuje z profesjonalnej księgowości i decyduje się na dokumentowanie swoich finansów korzystając z komputerowych programów przeznaczonych do tego celu. Programy do wypełniania faktur i prowadzenia księgowości online stały się bardzo popularne na wszelkich serwisach oferujących pobieranie aplikacji. Przedstawiamy jedną z nich: Księgę Express STD 5.1.01. Program ten jest darmową wersją bardzo popularnej i bogatszej odmiany komercyjnej — Księga Express PRO. Narzuca to oczywiście pewne ograniczenia. Nie można min. prowadzić księgowości kilku firm, ewidencji wyposażenia i obsługi kosztów flotowych. Poza tym program jest w pełni funkcjonalny i bez wątpienia zaspokoi potrzeby najmniejszych przedsiębiorców. Pozwala na przykład na prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów czy sporządzanie deklaracji VAT-7, VAT-7K, PIT-5, PIT5-l i obsługę faktur VAT. Szata graficzna jest przejrzysta i bardzo intuicyjna. Obsługa nie będzie stanowiła problemu dla nikogo, kto jest w stanie poradzić sobie z prostymi arkuszami danych. Dla bardziej opornych przygotowano dział „Pomoc”. Cyfrowa księgowość to nie tylko znak czasu, to również bardzo wygodne i coraz szerzej stosowane rozwiązanie szczególnie korzystne dla małych firm o mniejszych obrotach. Jeżeli ilość faktur zacznie przerastać Twoje możliwości, zleć zajmowanie się nimi firmom oferującym obsługę faktur i księgowość online!